資料を見ながら入力すると行を見失う｜画面の並べ方とモニターの条件

理由1

資料と入力画面が離れていて、数字を覚えて運んでいる

教育心理学では、一緒に理解すべき情報が離れた場所や別のタイミングに置かれていると、それを頭の中でつなぎ合わせる負担が増えることが知られています。分割注意と呼ばれる現象です。50の研究をまとめた分析では、関連する情報を近くに置く、または同時に示すことで成績が上がり、内容が複雑なほど差が大きくなりました（Ginns, 2006）。

画面を切り替えるたびに資料が隠れる状態は、この「離れた配置」の極端な形です。PDFで見た金額を覚え、表に切り替えて入力する。その間、数字と行の位置を記憶にとどめておく必要があります。

理由2

中断すると「次に何をするか」の記憶が薄れる

中断の研究では、作業に戻るとき「何をしていたか」「次に何をするつもりだったか」を思い出すのに時間がかかることが確かめられています。この記憶は時間とともに薄れますが、手を止める前に次の一手を確認しておくことや、作業環境に残った手がかりによって、思い出しやすくなると説明されています（Trafton & Monk, 2007）。

画面の往復では、入力済みの行が見える手がかりがほとんど残りません。声をかけられて席を立つと、戻ったときに頼れるのは自分の記憶だけになります。

対策1

一緒に使う二つを、同時に見える位置に並べる

理由1への対策です。資料と入力画面を重ねずに並べ、目を動かすだけで行き来できるようにします。数字を覚えて運ぶ回数が減り、横に見比べる作業に変わります。

対策2

手を止める前に、次にやることを画面に残す

理由2への対策です。「どこまでやったか」より「次に何をするか」を、作業している画面の上に短く書きます。戻ったとき、その目印が記憶を呼び戻す手がかりになります。

対策1

二つを左右に並べる

1. 使う二つだけを開く見積書のPDFと入力表以外の窓は最小化します。メールやチャットの通知も、作業の間は止めておくと中断そのものが減ります。
2. 左右に並べる窓を選んでWindowsロゴキー＋←（または→）を押すと、画面の半分に配置できます。二つの窓の境目をドラッグすれば、幅も変えられます（Microsoft サポート）。
3. 行の高さをそろえるPDFと表を、いま入力する品目が同じくらいの高さに来るようにスクロールします。目を横に動かすだけで照らし合わせられます。

対策2

戻る目印を残す

1. 入力済みの行に印を付ける入力し終えた行に色を付けるか、PDFの注釈機能で済んだ行に線を引きます。
2. 離れる前に一行だけ書く呼ばれたら、席を立つ前に表の空いたセルへ「次：○行目 ○○から」と書きます。戻ったらその行から再開し、メモは消します。

限界1

並べると文字が小さく、表が収まらない

並べると、一つの窓は画面の半分です。PDFの文字が読める倍率まで拡大すると表の右側の列が見えなくなり、結局スクロールや切り替えが残ることがあります。

厚生労働省のガイドラインは、画面の文字の高さをおおむね3mm以上にすることが望ましいとしています（厚生労働省, 2019）。並べた状態で文字の高さを測り、3mmを保つと必要な列が収まらないなら、それが今の画面の限界です。

限界2

画面が目より低く、見下ろす姿勢が続く

同じガイドラインでは、画面の上端を目の高さとほぼ同じか、やや下にし、目から画面までおおむね40cm以上離すことが望ましいとされています。机に置いたノートパソコンの画面は目より低くなりやすく、長い作業では見下ろす姿勢が続きます。

モニター

Pixio PX278 Wave：広さと接続の条件に合う

27型で2,560×1,440の表示ができ、画面の面積は同じ縦横比の14型の約3.7倍あります。Pixioはゲーム向けのモニターを多く扱うブランドですが、資料と表を並べる使い方では、ゲーム向けの性能を比べる必要はありません。確かめたいのは、文字の見え方とパソコンとの接続です。

ただし、付属のスタンドは傾きしか変えられず、高さは調整できません。

アーム

Pixio モニターアーム PS2S：目の高さを補う

目の高さに合わない場合や、机の奥行きが足りない場合は、モニターアームで画面を持ち上げ、手前に引き出す方法があります。同じPixioのPS2Sは、PX278 Waveの重さと取り付け規格に対応しています。